マイナンバーの保管制限と廃棄について

マイナンバー制度で扱う個人番号は重要な個人情報でもあります。 

そのためその取得、利用、保管、廃棄については適切な措置を取るように定められています。 

ザックリと言えば、法律で決められた目的以外の為には取得、保管してはならず、マイナンバーを用いた事務処理をする必要がなくなった後は、そのマイナンバーを記載した書類等の所管法令に定められた保管期限を過ぎた時に速やかに廃棄するよう定められています。

マイナンバーは法定以外の取得・利用・保管はNG 

個人情報保護法(平成27年7月現在)では本人の同意があれば他者への情報提供などが許されるケースがありますが、マイナンバー法では法律に記載された目的以外にはたとえ本人の同意があったとしても利用・保管することは認められていません。 

そのため番号の収集をした以後、法定の目的を達成し、以後番号を用いた事務処理を行わなくなった後は、保管期限経過後、速やかに廃棄しなければなりません。 

例えば扶養控除等申告書は法令により7年の保存義務がありますから、その定めに従って保管したのち、以後使用しないのであれば速やかに廃棄する、というわけです。 

この点、何らかの事情で書類自体は廃棄を避けなければならない事情がある場合には、マイナンバーの部分をマスキングするなどの工夫を施したうえで保管を続けることは可能です。 

保存期限のある書類としては、他に配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書、退職所得の受給に関する申告書、公的年金等の受給者の扶養親族等申告書などがあります。

他の業者に廃棄を依頼する場合は 

廃棄業者などに処理を委託する場合も任せきりではなく、間違いなく処分したということを証明するものを要求することも有効な手段です。 

例えば廃棄処分を依頼した書類群を一覧表にし、それらの書類群を間違いなく処分したという文言を記載した書面に業者のハンコやサインを入れてもらい、マイナンバーを含んだ重要書類を確かに処分したという証明書として受け取るなどの工夫が必要です。 

こういったことをしておかないと、後で万が一漏えい等の問題が発生した場合には、責任の所在が分からなくなる恐れがあります。 

大きな企業では紙の書類が膨大な量になるので年に一度専門の業者を呼んで運んで行ってもらうところもあるでしょう。 

これまで付き合いのある業者だからと安心せずに、リスク管理の一環として相手に対応を求めて下さい。 

しっかりとした業者であればすでに証明書のフォーマットなどを用意しているところもあるかもしれません。委託業者に対しても監督・管理する責任があること認識し、業者の選定を見直すことも必要です。


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